Modelo de Fluxograma de Processo Simples

Este é um modelo de Fluxograma simplificado, que pode ser usado na maioria dos processos. Um formulário editável deste modelo (e vários outros brindes) acompanha o e-book “Fluxogramas de Processo – Como fazer passo a passo”. Uma variação dele é o Fluxograma Tartaruga.

Fluxograma_de_Processo

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Seis Sigma

Boa noite!
Hoje minha leitora número 1 me mandou bastante material sobre seis sigma. Acredito que em breve vou poder abrir uma seção específica sobre o tema.

Aguardem!

Cássia Mariz, mais uma vez obrigado pela força!

Fluxograma de Processo

Tudo o que fazemos pode ser analisado sob a ótica de processos. Explico: Qualquer atividade humana, das mais simples às mais complexas, pode ser visualizada em um diagrama contendo ENTRADAS, CONTROLES, RECURSOS, EXECUÇÃO e SAÍDAS. É como a receita de um bolo. Se tudo for feito seguindo as instruções corretamente, o resultado é garantido. Para conservar essas instruções, escrevem-se receitas que poderão ser utilizadas por outras pessoas para conseguir resultado idêntico. Continuando essa linha de raciocínio, as ENTRADAS seriam os ingredientes do bolo. Os CONTROLES seriam o tempo para assá-lo, a temperatura ideal, etc. Os RECURSOS seriam os instrumentos necessários, batedeira, o forno, a forma… A EXECUÇÃO é a forma de preparo, as instruções da receita. A SAÍDA é óbvia: o BOLO! Experimente essa analogia com outras coisas, como abastecer o carro, fazer as compras do mês, cada tarefa que você executa em seu trabalho… Todas as informações referentes a um processo podem ser exibidas num diagrama, como descrevi acima e que mostra o fluxo e a relação entre essas etapas do processo. Daí o nome FLUXOGRAMA de PROCESSO. Ele facilita muito a análise, a compreensão e a execução de qualquer processo; pode ser mais ou menos detalhado e permite observar quais os pontos importantes, que merecem melhorias. É uma excelente ferramenta da qualidade cujo conhecimento e aplicação não exigem muito do usuário e permite o desenvolvimento de uma visão analítica das atividades. Isso não é pouca coisa!  Procure conhecer o(s) fluxograma(s) da sua área ou criá-los caso necessário.

QUALIDADE—PRÁ QUÊ SERVE?

 Todos nós esperamos qualidade em tudo que recebemos ou adquirimos. Até na nossa vida desejamos qualidade (conhece a expressão “Qualidade de Vida?”). Pois é… A qualidade serve para buscar o que há de melhor em tudo. E para conseguir isso ela depende principalmente de NÓS MESMOS! De nada adianta querermos qualidade em tudo se ficarmos de braços cruzados, pois ela parte de nós. Faça a sua parte com a melhor qualidade possível e isso irá propagar, até voltar em você. Ou pelo menos terá direito de cobrar uma melhor qualidade dos outros processos relacionados com o seu.Uma empresa tem vários focos importantes para ela, mas quando a qualidade não é um deles, seu rendimento muitas vezes é bem inferior ao seu potencial. E a qualidade deve ser incorporada como um de seus valores, as atividades que envolvam os processos da qualidade devem ser vistas como oportunidades de amadurecimento e crescimento, e cada um deve se preocupar em fazer o melhor, buscando melhorias, interessando-se sobre a opinião de seu cliente interno. Lembrar que você também é cliente em algum momento do processo, e como é bom ser bem tratado quando se é cliente… Portanto, a qualidade só se apresenta em toda a sua grandeza quando nos preocupamos com os OUTROS. Isso faz com que ela flua de fato dentro do ambiente de trabalho e seja incorporada por todos. Como fazer isso? É simples! Coloque-se no lugar do outro e imagine o que ele espera do seu processo. Ou melhor: PERGUNTE a ele! Curiosamente, todos nós geralmente esperamos as mesmas coisas uns dos outros, mas às vezes não nos dispomos a fazer essas coisas… Pensem nisso…

 

“Tudo o que a sua mão encontrar para fazer, faça-o com todo o seu coração.”

Frase atribuída a Jesus Cristo 

Auditorias Externas

 A Auditoria Externa já não é mais um temor, que fazia as pessoas perderem o sono quando sabiam que seu trabalho ia ser auditado. Isso faz parte do passado, onde as empresas e as pessoas ainda não estavam preparadas e a ISO parecia tudo, menos uma ferramenta que veio para melhorar. Hoje, nós convivemos de forma plenamente harmoniosa com os conceitos e requisitos da ISO9001:2000, mas é sempre bom recordar que a norma foi implementada na intenção de atender (cada vez melhor) o Cliente (o externo, que compra produtos da empresa; e o interno, todos nós que interagimos nos processos). Para comprovar que atingimos e superamos as expectativas envolvidas e  necessidades dos clientes é necessário que periodicamente os processos sejam avaliados. Isso garante que não fiquemos estagnados ou que, com o passar do tempo, os processos não sofram perda de performance. Essa tarefa de monitoração é feita de duas formas: as Auditorias Internas e as Externas. A empresa certificadora (que emite o Certificado da ISO) é responsável pelas Auditorias Externas e para executá-las envia um Auditor, uma pessoa qualificada para avaliar a evolução dos processos e as melhorias. Ele também auxilia na correção de eventuais desvios em relação aos requisitos da norma e dos nossos processos internos. O papel do Auditor nada mais é que apenas verificar o dia-a-dia do nosso trabalho, e nunca tem a intenção de prejudicar ninguém. Suas observações são feitas sempre no sentido de sugerir melhorias, para que possamos executar nossos processos de forma cada vez mais eficiente. Se incorporarmos no nosso trabalho a política interna da empresa, certamente estaremos atendendo sempre e plenamente aos requisitos da ISO.  

Criatividade

 Onde há um grupo desenvolvendo alguma atividade, seja ela qual for, a figura do líder logo se destaca dos demais. Sem pedir licença, mas também sem se impor de forma autoritária, ele é capaz de perceber de imediato as necessidades e, de maneira espontânea, começa a criar.  Criatividade e entusiasmo são as características que o diferenciam de imediato.  E como é possível desenvolver essa criatividade? – Atenção e interesse são a chave para isso. A pessoa observadora e interessada não faz nada sem analisar o processo, e termina por encontrar possibilidades de melhoria. É alguém que acaba tendo muitas idéias, mas somente as expõe quando tem certeza de sua viabilidade, se destaca entre os demais. Acaba por conquistar admiração e respeito tanto dos colegas como dos superiores, além de aumentar continuamente seu conhecimento. E curiosamente, quem exercita sua criatividade de forma produtiva tem seu entusiasmo sempre alimentado, pois tende a obter mais conquistas. 

Para pensar:

“Sempre que pensamos em mudar queremos tudo o mais rápido possível. Não tenha pressa pois as pequenas mudanças são as que mais importam. Por isso, não tenha medo de mudar lentamente, tenha medo de ficar parado.”               Provérbio Chinês 

Melhoria Contínua

A tendência natural do homem é interagir com o meio buscando melhorar sempre o que encontra a sua volta. Essa característica do ser humano é referenciada na Qualidade com o conceito de MELHORIA CONTÍNUA. O próprio termo se explica: é uma busca constante de aperfeiçoamento, de aprimorar o estabelecido e criar novos referenciais do ideal. Cada conquista do ser humano o satisfaz por um tempo apenas, até que surjam novas idéias sobre aquela conquista e se estabeleçam novos desafios, novos parâmetros a atingir. Chamamos isso de evolução. Mas na Qualidade, especificamente, esse processo pode ser controlado, incentivado e continuado indeterminadamente. A ferramenta utilizada para tal é chamada de PDCA, uma sigla em inglês dos seguintes termos: Plan (planejar); Do (fazer); Check (Verificar); Act (Agir / Corrigir). Ao fechar o ciclo, obtemos melhoria(s) sobre o processo analisado. Isso ilustra como muitas das ferramentas da Qualidade são intuitivas, dependendo basicamente de atenção e observação, no intuito de atingir um objetivo. Experimente aplicar esse conceito em um problema pessoal e observe os resultados.