Fluxograma na prática

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O hit aqui do Qualiblog é sem dúvida o Fluxograma. Parece que muita gente quer saber mais sobre essa ferramenta da Gestão adotada pela Qualidade, então vou buscar exemplos práticos e postar de vez em quando. para você ter uma idéia, o modelo que criei de Fluxograma de Processo Simples já foi baixado mais de 11.000 vezes!

Bem, vamos ao que interessa! Ontem eu dava minha navegada básica e me deparei com o Blog da DoceShop (ou DoceBlog), um blog corporativo. Tem gente que acha que blogs corporativos são tendenciosos por natureza, mas esse me surpreendeu… É recheado de material útil e escrito de forma clara e direta, que dá a percepção do dinamismo de seu editor, o Roberto Machado, que gentilmente me permitiu transcrever aqui o seu artigo sobre, adivinhem… Fluxograma de Processo! E tem ótimas dicas para quem quer aprender a fazê-los. Fiquem então agora com o Roberto:

Fluxogramas: Como aumentar a produtividade e reduzir custos

Descubra como fazer um fluxograma e faça aquelas várias tarefas diferentes trabalharem como engrenagens de um relógio suíço.

Desde a época em que eu fazia programa (de computador) lido com fluxogramas. Mas foi há uns oito anos que comecei a fazer fluxograma para organizar as tarefas da empresa.

Não é preciso ser empresa grande para começar a se enrolar com as tarefas internas. Até nossas residências funcionam dentro de um fluxo de trabalho e quanto mais gente, mais difícil encaixar tudo.

Onde cada um faz o que acha certo, por conta própria, ocorre:
- Retrabalho por desordenação
- Saltar tarefas de um passo a passo
- Dificuldade de identificar pontos importantes
- Dificuldade de identificar falhas e gargalos
- Esquecimento de como fazer uma tarefa

Fazer um fluxograma para cada uma das tarefas do seu local de trabalho evita todos estes problemas e ainda lhe confere uma ótima sensação de controle sobre toda a situação.

Com essa ferramenta de qualidade é possível visualizar facilmente onde começa e termina cada tarefa, assim como identificar pontos críticos de cada processo.

O efeito colateral de fazer fluxogramas

Existe também uma característica dos fluxogramas da qual pouco se fala. Ao longo do tempo criando e documentando as tarefas da empresa fica muito fácil criar um manual.

Isso mesmo, um manual da empresa. Quem tem esse manual sabe como todas as tarefas se encaixam e como transformam a empresa em um organismo vivo.

Resumindo. Aumento de produtividade e redução de custos sem fluxogramas, é quase impossível.

Você precisa saber como fazer um fluxograma.

Fluxo é o ato ou modo de fluir

O que é um fluxograma?

É a representação gráfica da definição, análise e solução de um problema na qual são empregados símbolos geométricos e notações simbólicas.

Onde podemos usar fluxogramas em uma empresa?
- Em todos os processos de fabricação ou comercialização de um produto
- Na prestação de um serviço
- Em uma estratégia de marketing para divulgar um produto

Por que usar fluxogramas?

Os fluxogramas representam todas as etapas que compõem um processo completo e estão baseados no raciocínio lógico de execução de determinado processo de fabricação, procedimento operacional ou estratégias e ações que devem ser implementadas por um conjunto de pessoas.

Com a aplicação de um fluxograma em uma tarefa específica é possível visualizar todas as tarefas que não podem deixar de ser praticadas, bem como, em qual ordem correta devem ser praticadas

Quando se desenha um fluxograma, é fácil identificar quais são as tarefas que não precisariam estar sendo executadas no processo estudado e fica simples identificar tarefas repetidas e que podem ser simplificadas.

Quais são os símbolos utilizados?

Com um conjunto pequeno de símbolos já é possível fazer um fluxograma totalmente funcional. Veja o modelo de fluxograma no final do artigo para ter uma idéia.

O símbolo oval, significa o início ou o fim de um processo de fluxograma
O retângulo, significa uma ação
O losango significa onde uma decisão precisa ser tomada
O círculo geralmente significa o final de uma página ou coluna e mostra que a continuação do fluxograma está em outra página ou coluna.
Triângulo de cabeça para baixo significa arquivamento temporário.
Triângulo normal arquivamento definitivo.

Como fazer um fluxograma?

Ao contrário do que se possa pensar, fazer um fluxograma é muito simples. Depois que você começar vai ficar viciado. Há cinco passos a seguir na elaboração de um fluxograma.

- Escolher um processo específico que se queira documentar
- Escolher os pontos lógicos de início e fim do processo
- Definir quem irá documentar o processo
- Documentar os passos reais do processo
- Validar a exatidão do seu fluxograma com a ajuda dos especialistas nas tarefas

Armadilhas de um fluxograma

Eliminar passos sem considerar o impacto em outros processos
Se você não identificar claramente seus limites, no início da elaboração do fluxograma, corre o risco de ficar documentando o processo para sempre.
Deixar de incluir os especialistas nas tarefas, no processo de elaboração do fluxograma

Aqui no Qualiblog você também pode encontrar mais sobre Fluxogramas de Processo clicando aqui! Aproveite!

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Tags: Fluxograma, processo, Gestão, dica, prática