Comentando o Item 4.2
4.2 – Documentação
Esse é um dos itens mais polêmicos da ISO 9001. Cada organização define seus documentos com total liberdade, a ISO não interfere nisso e nem deveria. Acontece que algumas acabam criando um “monstro de papel” lento e burocrático e só o fazem engordar! Uma das maiores virtudes dos melhores SGQ´s é a agilidade com que os processos respondem. Um sistema obeso e obscuro jamais vai ajudar uma organização a melhorar! Portanto, pense leve (não estou plagiando a cerveja não) e com agilidade, praticidade e clareza. Antes de decidir quantas vias um formulário vai ter, veja se todos que o recebem realmente precisam disso. Às vezes basta terem acesso esporádico às informações via rede, e-mail, consulta. Assegure-se que toda a informação necessária ao processo está disponível e que não falta nem sobra nada ali. Condense formulários muito parecidos. Não faz sentido o setor A usar aquele que tem um campo maior para o nome do produto e o setor B outro, sem esse campo…
A ISO tem como exigência a existência de certos registros e procedimentos. Além disso, fica a critério da organização criar e manter outros conforme sua estrutura e necessidades. (veja aqui os registros e procedimentos obrigatórios da ISO).
Não podemos esquecer de como fazer para controlarmos toda essa papelada (que não deve ser tanta assim, se o sistema foi bem planejado)! Os itens 4.2.3 e 4.2.4 falam de Controles de Documentos e de Registros respectivamente.
Considero uma boa prática para o 4.2.3 a centralização dos documentos do SGQ. Procedimentos, Instruções de Trabalho, Formulários, Fluxogramas… Procuro relacionar tudo em uma planilha com seus devidos destinatários ou usuários, o número da última revisão, responsáveis, etc… Há também a opção de utilizar softwares específicos para isso, no mercado há muitos…
Registros (4.2.4) já dão um pouco mais de trabalho: É importante definir sua frequência e responsáveis pela informação. O quê são registros? São os relatórios diários, semanais, mensais, etc…, os documentos e certificados que permitem a rastreabilidade dos materiais, controles, enfim: a papelada gerada no dia-a-dia. É fundamental saber quem emite, quem arquiva, quem analisa e o conteúdo. Os registros são o calcanhar de Aquiles de um sistema se forem criados aos borbotões. O primeiro passo é definir quais são realmente importantes e quais são desnecessários. Se não agrega valor, descarte sumariamente, exceto se for item exigido pela norma, bem entendido.
Vamos analisar as mudanças ocorridas neste requisito?
A nota “e” – registros requeridos por esta norma foi incorporada na nota “c” – procedimentos documentados e registros requeridos por esta norma.
Ponto muito positivo é que documentos, incluindo registros e documentação externa, necessários para assegurar o planejamento, operação e controle eficazes dos processos são DETERMINADOS PELA ORGANIZAÇÃO. Na versão anterior isso não estava claro, então tinha muita gente “metendo o bico”… (veja 4.2.1 nota “d” e 4.2.3 nota “f”).
Outro ponto que ficou bem mais fácil de entender é o seguinte: Cada requisito da ISO 9001 pode ser atendido por um procedimento específico para ele, ou vários requisitos podem ser atendidos por um único documento, ou um requisito pode ser atendido por vários documentos. A liberdade é total e endossada pela Norma! Você escolhe a melhor maneira, o importante é que todos os requisitos estejam cobertos! (veja 4.2.1 – Nota 1)
O item 4.2.4 também ficou bem mais claro…
Exponham as dúvidas que tiverem e eu farei o possível para ajudar, ok?
Veja todos os artigos desta série aqui, e um especial sobre Manual da Qualidade do blog Didaskou aqui.
Tenhos duvidas sobre os itens 4.2.3 e 4.2.4 – para o primeiro eu devo utilizar o mapa de controle de documentos e nele controlar todos os procedimentos, instruções, etc… já no 4.2.4 eu não sei como fazer. Por favor, me ajude.
Cintia,
Os formulários utilizados para registros podem ser controlados no seu mapa de controle de documentos, assim como os outros documentos. Mas os registros propriamente ditos podem ser controlados através de um arquivo bem estruturado. O procedimento de Controle de Registros deve definir uma forma de rastreá-los (pode ser pela numeração, data, código…) e o arquivamento deve refletir isso. O mais importante é que seja fácil recuperar a informação quando for preciso…
Se ainda tiver dúvidas, fique à vontade para questionar, ok?
Gostaria de saber se tenho que registrar documentos externos (cópia não controlada) na listra mestra.
Quais documentos devo registrar na lista mestra?
Desde já agradeço.
Sandra,
Os documentos que devem constar na sua lista mestra são apenas os que envolvem seu SGQ, ou seja, Procedimentos, Instruções, etc… Podem ser colocados nela também os formulários, a seu critério. Agora os documentos externos, como a própria definição diz, são cópias não controladas. Eles não entram em sua lista mestra a não ser que sejam procedimentos adotados por seus processos, mas gerados por outra organização (um cliente por ex.)
Quando se faz uma revisao em documento, por exemplo, em um formulario de SAC – Solicitação de ação corretiva, ha necessidade de enviar para quem fazer a análise critica????
Abraço e bom fim de semana.
No caso de formulários, se é um documento aplicado em registros da qualidade, o responsável pelo SGQ é quem analisa e aprova a revisão. Já outros formulários podem ser aprovados pela área que os utiliza, mas se seu sistema considera todos os formulários como documento controlado, uma cópia da nova versão deve ser encaminhada para a CGQ.
Sou coordenadora da qualidade na empresa em que trabalho.
Não fui eu quem implantei a ISO aqui, foi uma empresa terceirizada que presta assessoria a nós durante 1h e meia, uma vez na semana.
Iremos ter uma pré auditoria em dezembro e realmente estou desesperada, pois nunca participei de uma auditoria ( embora tenha feito o curso ) e não estou sabendo como agir em relação as NC dos departamentos da empresa, pois todos acham que o SGQ é de responsabilidade minha e pouco fazem pra me ajudar, inclusive o diretor da empresa, que já me alertou…. que se houver NC a responsabilidade é minha pois não fui competente na minha função. O que devo fazer? Por favor me ajude! Obrigada.
Tenho dúvidas em relação as SACP’s ) Solicitação de Ação Corretiva e Preventiva ), abrimos uma para cada 10% de perda no processo. Sempre abrimos, mas nunca concluimos e isso está se tornando uma pilha de papel sobre minha mesa. Qdo obtenho respostas das ações elas são evasivas e tornam a reincidir. Como devo proceder nesse caso?
Qual seria a maneira correta de estar usando este documento? Estamos prestes a ter uma auditoria e estou com receio de levar uma NC devido ao montante de SACP aberta. Obrigada.
Todas as devoluções tem que ter uma SACP. E qdo a devolução é reincidência, devo abrir outra SACP para a mesmo problema ou mantenho a primeira e faço uma anotação de que a ação tomada não foi eficaz? Por favor me ajude! Obrigada.
Meu departamento comercial tem problemas com data de entrega, o PCP sempre passa uma data e de última hora avisa que o material não vai dar pra ser entregue. Como se deve proceder neste caso? Faz-se a emenda de contrato de “ultima hora”, avisa o cliente via email ou telefone? Anota tudo em algum documento, no caso o contrato para não tomar uma NC? Não sei como devo proceder neste caso. Agradeço imensamente a ajuda. Obrigada.
Temos um almoxarifado bem enxuto em nossa unidade fabril, mesmo assim temos muitos problemas em relação a rastreabilidade, pois sempre que vou verificar os mesmo estão sem o n.º do pedido de compra. Alertei várias vezes o almoxarife e o comprador a respeito do assunto, mas mesmo assim o problema persiste. Qual o grau de NC que posso levar se o auditor notar isso? Estamos próximos a uma auditoria e não estou tendo tempo de “apagar incêndios” dos setores com problemas, pois aqui acgam que o SGQ é único exclusivo de responsabilidade minha. Peço sua ajuda! Obrigada.
Em meu SGQ existem várias IT’s de inspeção visula das peças, as mesmas não são usadas, pois os inspetores dizem saber de cor os defeitos das peças, mesmo assim temos devoluções e reclamações dos clientes. Isso pode ser considerada uma NC? Pois os requisitos do cliente estão nestas IT’s de inspeção visual e mesmo assim as peças retornam NC. Como devo proceder neste caso? Grata pela ajuda.
Cristiane,
Procure se acalmar. Estou analisando suas dúvidas e ainda hoje te respondo por e-mail, ok?
Ronaldo, bom dia!!!
Agradeço imensamente a ajuda que está me prestando.
Muito obrigada mesmo.
Desejo a você e a sua equipe muito sucesso!!!
Esse blog foi uma das melhores coisas que me aconteceram na vida.
Prático, rápido, objetivo e acima de tudo idôneo.
Mais uma vez obrigada.
Grande abraço com desejo de realizações.
Boa Tarde!!!
Tenho duas dúvidas: – os registros obrigatórios devem obrigatoriamente ser de forma física, ou eu posso ter tudo virtual?
- Eu tenho um roteiro de produção, onde constam todas as operações que devem ser feitas para produzir meu produto, e tenho também o desenho de cada operação. Pretendo fazer “instrução de trabalho” de como mexer nas máquinas. Tendo estas 3 coisas, atendo a norma?
Ficarei muito grata se puder me ajudar!!!
Tenha uma excelente semana,
Tatiane
Tatiane,
Os registros não precisam ser obrigatoriamente em papel, mas será necessário evidenciar a confiabilidade do sistema informatizado.
Para atender a ISO 9001, todos os seus requisitos deverão ser atendidos pela empresa (exceto itens do capítulo 7, em casos especiais). O que você me descreveu atenderia o requisito 7.1 e provavelmente o 7.5.1.
Se precisar de algo mais, disponha!
Boa Tarde Ronaldo!
Ah sim,.. não me expressei direito. Quando eu disse “tendo estas 3 coisas, eu atendo a norma”, quis dizer “eu atendo o item da norma que pede instruções de trabalho (7.5.1)?”
E o auditor evidencia a confiabilidade do sistema informatizado, fazendo um teste, no momento da auditoria?
Muito obrigada!
Tatiane
Tatiane,
Com certeza atenderia o 7.5.1. Para evidenciar a confiabilidade do sistema informatizado, além de um teste durante a auditoria deve ser apresentada a forma adotada para segurança dos dados e recuperação da informação, como back-up, etc.
Obrigada Ronaldo!
Estou iniciando a implantação da norma na empresa, e com certeza, terei algumas dúvidas…
Que bom poder contar com vc!!!! Muiiiiiiito obrigada!
Tenha um excelente dia…
Tatiane
Bom dia Ronaldo!!!!
Eu tenho dúvida em definir quais fichas, controles, formulários, eu devo colocar em um padrão e controlar através de uma lista de formulários.
Por exemplo, aqui na empresa, é utilizado um cartão de apontamento, onde o operador registra informações das operações realizadas, horário, retrabalho, refugo. E estas informações deste cartão de apontamento são repassadas para nosso sistema informatizado. E este cartão é guardado por um mês e então é descartado.
Eu preciso colocar este cartão de apontamento no padrão e controlar? (colocar código, definir forma de armazenamento, tempo de retenção, responsável, recuperação, descarte) já que toda a informação estará no sistema?
Por exemplo criei o formulário RNC e este sim, eu controlo. Todos os formulários que não tem no sistema, e eu estou criando para atender a um requisito, eu controlo. Mas como faço com os formulários que são do sistema? como explico isso em procedimento? porque eles não estão na minha lista de formulários.
Obrigada,
Tatiane
No aguardo,
Tatiane
Tudo bem, Tatiane?
Pelo que entendi, esse cartão é a origem da informação mantida no sistema, e funciona como um registro de informações da produção, atendendo o item 7.5.1e. Verifique se o tempo de retenção estabelecido para ele (um mês) é suficiente para que sejam verificadas possíveis distorções de informação, se há a possibilidade desta informação precisar ser recuperada no meio físico ou não. Isso irá te dar base para definir se ele deve ser considerado o registro ou se a informação arquivada no sistema é que terá esse status.
Eu prefiro colocar todos os formulários que possuem ligação com o SGQ em uma lista mestra de formulários, ligada a uma pasta onde mantenho a versão atual, mas isso é uma prática que acho útil, não um preceito da norma. Para formulários que se encontram apenas em telas do sistema, imprimo essas telas e mantenho essa impressão na pasta.
Se precisar de mais informação, fique a vontade.
Bom dia Ronaldo!
Tudo ótimo comigo e com vc?
Estes formulários que se encontram somente em telas do sistema, você coloca na lista de formulários também? Você define um código para eles? ou só identifica como “formulários do sistema”?
Tenha uma excelente semana!
Tatiane
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Bom dia Tatiane, tudo bem!
Quando os formulários são telas de sistema, às vezes não é possível dar um código a eles, pois nem sempre dá para inserir esse código no programa. Você pode usar um código que serve apenas para referência no seu controle e para ser citado em PA´s e IT´s, ou deixar sem, apenas informando “Tela do Sistema [nome do sistema] – Opção [nome ou caminho da opção].
Um grande abraço!
Ronaldo bom dia!!! Que bom que o qualiblog voltou… adoro ler os artigos dele….
Queria, se possivel, uma dica sobre manual de cargos… o auditor interno disse na auditoria que nosso manual não estava conforme nosso organograma… Por exemplo o RH, porem não temos um funcionario só para isso, é auxiliar administrativo que faz isso também por que a empresa é muito pequena… Apesar de ser a mesma pessoas que faz diversas coisas tenho que definir em cargos separados???
Valeu!!!!!!!!!!
Forte abraço
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Oi, Juliana! Também estou feliz por ter voltado!…
Olha, o ideal é que o Manual de Cargos (ou perfis) não esteja relacionado diretamente aos ocupantes dos cargos. Já a relação com o Organograma é conveniente sim. Amanhã a empresa cresce um pouco, novas pessoas entram e os cargos podem ser exercidos por pessoas diferentes. O acúmulo de funções é comum em empresas de pequeno porte (não vamos nos iludir, é comum em todas…), mas apesar disso, cada funcionário é como um ator: pode estar fazendo vários papéis, um no teatro, um na TV, e se preparando para outro no cinema, mas esses papéis não podem se misturar…
Um grande abraço!
Bom dia Ronaldo!
Feliz 2009 para vc! que este ano vc tenha muito sucesso, muitas alegrias, paz e muita saúde!
Tenho um dúvida com relação a documentos externos… como devo controlar?
Por exemplo, na nossa empresa, o que eu consigo visualizar de documento externo são os desenhos de peças (produzimos mancais) que os clientes nos enviam, e 99% das vezes, enviam por e-mail. Como controlo?
Tatiane
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Se vocês tiverem uma rede interna, pode salvá-los em uma pasta que esteja disponível a todos que precisam dessas informações. É uma solução interessante porque economiza papel e não precisa manter pastas em arquivo, mas precisa de ter um back-up confiável. Outra forma é imprimir os desenhos e mantê-los nas pastas dos clientes ou dos pedidos correspondentes.
Ronaldo entendi, mas quem de fato exerce a função de RH na empresa é um auxiliar administrativo. Eu poderia definir neste cargo que este seria responsável pelas atividades de RH??? Ao invés de criar um cargo especifico para esta área?
Obrigada.
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Auxiliar Administrativo é um cargo bastante genérico… Não vejo problemas em incluir, na descrição do cargo, as funções de RH, já que esta é a realidade atual da empresa. No futuro, essa descrição poderá ser desmembrada em outras mais específicas caso isso mude.
Oi Ronaldo…
Mais uma dúvida: é importante que o manual do colaborador seja um documento do sistema de gestão da qualidade e seja controlado né?
Tatiane
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A ISO não exige que esse tipo de documento seja controlado, mas ele pode atender aos requisitos 6.2.1, 6.2.2a e 6.2.2d, então é conveniente mante-lo atualizado. Para isso, uma das melhores formas é inclui-lo como documento do SGQ pertinente ao capítulo 6.2 da ISO 9001. Mas não é obrigatório, ok?
Bom dia Ronaldo!!!!
- Sobre o controle de documentos externos, no caso dos desenhos, é obrigatório eu ter uma lista com os dados referentes a estes desenhos(onde está? que versão?) que demonstrará meu controle, certo?
Obrigada, tenha uma excelente semana!
Tatiane
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Bom dia, Tatiane!
É obrigatório que você tenha controle sobre esses documentos, mas a forma desse controle quem decide é você. É comum que desenhos externos tenham vida útil limitada ao atendimento do pedido a que se referem. Se for esse o caso, recomendo que sejam arquivados junto do processo de venda. Assim, estarão disponíveis enquanto necessários e automaticamente seguirão para arquivo após o atendimento.
Tenha uma excelente semana também!!!
Boa Tarde!
Sou nova nesta área e tenho diversas dúvidas, este site tem me ajudado muito. Minha dúvida em relação a documentação é a seguinte: no caso de atas de reuniões, qual é a importância delas para a documentação?
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Josiane, nas atas de reunião muitas vezes estão registradas várias decisões importantes, em vários casos só recorrendo a elas é que dá para recuperar algumas informações. No caso da ISO 9001, as atas das Análises Críticas pela Direção são uma evidência do comprometimento da Direção com a Qualidade, requisito fundamental da ISO 9001. Veja este artigo: http://qualiblog.wordpress.com/2008/05/27/comentando-o-item-56/
Olá ronaldo, tudo bem?
Parabens pelo seu trabalho.
Tenho dúvidas quando tenho que elaborar procedimento ou instrução de trabalho.
Preciso fazer um procedimento de FISPQ e não sei por onde começar. Sou nova na organização e não tenho com quem me orientar.
Como fazer um procedimento de FISPQ!
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Zenaide, para elaborar um procedimento de FISPQ e também as próprias fichas, você deve se basear na NBR 14725. Algumas dúvidas sobre elaboração e uso de FISPQ´s podem ser sanadas aqui: http://www.crq4.org.br/informativo/junho_2002/pagina04.html
Consegui também uma apresentação bem interessante aqui: http://www2.desenvolvimento.gov.br/arquivo/secex/ghs/Curso%20GHS%202005/PALESTRAS/POP-FISPQ-VIRGINIA.pdf
Abraços!
Quais são as informações que devem constar no controle de documentos..4.2.3?
Obrigada!
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Basicamente são: Número ou código do documento, título, data de criação, data e número da última revisão, responsáveis, destinatários ou usuários. Pode incluir também a área de aplicação do documento, se desejar.
Bom dia
Estava analisando as duvidas levantadas e tbem tenho uma quanto a documentação do SGQ. Todos os documentos relacionados num SGQ precisam ser controlados? por exemplo: uma planilha ou formulario c/recomendações/sugestões ou de anotação de agenda de compromissos, tem necessidade de controlar ou posso relacionar num procedimento como documento complementar sem necessidade de controlar.
Obrigada
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Os exemplos que você citou não necessitam ser tratados como documentos controlados. Para avaliar essa necessidade, considere o grau de influência de determinado documento no seu SGQ e/ou na qualidade do produto/serviço.
Obrigada pelas informações. Então, mesmo que dentro do meu procedimento eu cite alguma planilha, não é necessário fazer o seu controle, certo? e esse tipo de documento eu posso chamá-los de documentos complementares?
Obrigada
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Se esta planilha que citar não refletir algum registro obrigatório da ISO, tudo bem. Pode deixá-la como documento não controlado e considerar como documento complementar.
Um grande abraço, e obrigado pela visita…
Bom dia, sobre controle de registros os cartões ou etiquetas de identificação dos produtos onde consta qtdade, codigo e operação a ser executada precisa ser controlado? se for controlado ele esta ligado ao requisito 7.1 ou 7.5.3. Obrigada
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Estes cartões ou etiquetas servem apenas de identificação do produto, correto? Portanto, não precisam ser tratados como documento controlado, apenas devem ser citados (se possível com modelo ou imagem anexa) num procedimento ou IT correspondente ao processo onde se aplicam. Em 7.1 eles se encaixam na alínea “c” (monitoramento), mas sua real função é a rastreabilidade durante o processo, portanto o 7.5.3 é o mais adequado, ok?!
Oi Ronaldo,
Qual a sua avaliação quanto a uma ordem de produção, em que há os roteiros de cada processo, mas que fica registrado tudo no sistema e um formulario de check list, em que há roteiros de inspeção do processo em que o operador marca cada etapa realizada e fica somente no formulario, não está no sistema. Esses documentos são considerados registros ou documentos complementares.
Obrigada!
Obrigada pela explicação, só para reforçar, estes cartões não precisam ser controlados qto a identificação, armazenamento, proteção e descartes-item 4.2.4?
Obrigada e abraços.
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Não, Patrícia, pois eles não são registros. Na prática, só é necessário que o pessoal seja orientado para que os cartões não se percam durante o processo, pois são a identificação do material e fornecem sua rastreabilidade.
Um grande abraço!
Ronaldo, estava analisando meu controle de registros e tive uma dúvida.
o meu registro “controle de configuração” esta determinado tempo de retenção até a vida útil do produto, só que esta informação dificilmente saberemos.
Pensei colocar indeterminado, só que este registro chama um outro, que está definido 10 anos de retenção. Sem este o controle de configuração não resolve.
O que vc poderia me sugerir?
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Oi, Juliana!
Se seu produto tiver um prazo de garantia, estabeleça a retenção desse registro com prazo igual à garantia do produto, que é uma data que você poderá ter controle. Ou use o mesmo tempo de retenção do outro registro que tem vínculo com ele, 10 anos.
Viu seu post-depoimento?
Ronaldo, boa tarde!
Aqui na empresa o nosso processo produtivo e através da produção puxada (kanban), por isso não existe lançamento da produção durante o processo produtivo, somente no final da produção do lote, só que durante o processo estamos querendo implementar lançamentos para a informação do operador para que o mesmo saiba qto esta produzindo e quanto ainda falta. Neste caso o formulário de lançamento está dentro do sistema informatizado, este formulario precisa ser controlado conforme item 4.2.4?
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Não, por ser uma informação flutuante e temporária. Convém apenas informar em procedimento sua existência e finalidade, mas o registro propriamente dito é o que é feito no final da produção do lote.
Ronaldo, muito obrigada pela ajuda, te confesso que vc é o melhor consultor virtual que já conheci. Abraços e continue com todo este sucesso
Boa Tarde Ronaldo!
Tenho dúvidas em relação ao controle de registros. A versão 2000 não obrigava que o registro tivesse código e controle de revisão (no formulário). É necessário que se tenha agora com essa nova versão? Aqui eu controlo/identifico somente através do nome do registro conforme nosso procedimento interno.
grata.
Solange
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As alíneas “c” e “g” do requisito 4.2.3 já existiam na versão 2000, e são elas que normalmente dão base para que exista um controle de revisão. A ISO não especifica que este controle deve estar no formulário, mas esta me parece a maneira mais prática de evidenciar. Quanto a código, não é requerido, fica a critério da organização. Como registros são um tipo de documento, o 4.2.3 também se aplica aos seus formulários.
Olá Ronaldo!
Na sua opinião qual é a diferença entre norma, procedimento e especificação?
Para mim, norma é algo universal, é um padrão universal,
procedimento é como eu faço determinado processo,
especificação é o detalhamento de um material, de uma composição
Estou na linha de raciocício certa?
Tatiane
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Sim, Tatiane! Um detalhe apenas com respeito à especificação. Ela também pode ser a descrição técnica de um pedido, contendo os requisitos do cliente.
Ola Ronaldo no item 4.2.4, excluiu a palavra tempo, no criterio de tempo de retenção.
Isso quer dizer que não preciso mais monitorar o tempo de rentenção e sim a forma?
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Olá Fernanda! Apesar da palavra ter sido retirada, a interpretação correta inclui tempo sim. Fica a critério da organização definir tempo e forma de retenção dos registros.
Bom Dia Ronaldo,
Gostaria de saber se a Descrição de cargos deve ser um documento controlado pelo SGQ?
Não consegui ter essa informação com segurança.
Obrigado,
Paulo.
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Isto vai depender das atribuições de responsabilidade definidas no seu SGQ, Paulo. Não há uma regra. Há tanto organizações que centralizam o controle de documentos, procedimentos e registros no SGQ quanto as que distribuem este controle por áreas. Nesse caso, geralmente quem controla é a área responsável pela criação do documento.
Agora, quanto à descrição de cargos propriamente dita, o mais comum é que seja responsabilidade do RH.
Ronaldo,
Surgiu uma outra dúvida e quero ver se você pode me ajudar:
- No item 6.3 da versão da ISO 9001:2008 gostaria de uma explicação mais detalhada sobre o seguinte: c) Serviços de apoio (tais como sistemas de transporte, de comunicação ou de informação)… O que quer dizer efetivamente a palavra “transporte” nessa definição?
Muito obrigado,
Paulo.
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Trata-se principalmente da área de logística, Paulo. Interna ou externa, já que há empresas que possuem grandes áreas ou várias unidades onde há trânsito e insumos e mercadorias.
Na minha modesta opiniao Ronaldo, esse blog é o melhor em termos virtuais se tratando de qualidade!Minha duvida é quanto ao controle de Documentos Externos,propriamente os itens 4.2.3 f) e g);Trabalho numa pequena metalurgica,que fabrica produtos oriundos de projetos mecanicos.O projeto quem fornece é o cliente e cada projeto demanda n…Normas Externas.Somente de Normas Petrobras tem mais de 1000.Fica quase impossivel identificar ,atualizar e contror todo esse montante.Tem como eu definir num procedimento de controle de documentos desses requisitos só para as Normas Externas aplicaveis?Posso armazena-las numa pasta virtual com proteção de segurança somente as Normas Externas que vou utilizar de acordo com o projeto?A atualização ficaria de acordo com a demanda do projeto com a Norma aplicavel em questao..Por fim Ronaldo,alguma dica de como aplicar o requisito 4.2.3 para Normas Externas,quando sao extremamente numerosas?Agradeço desde ja pela oportunidade
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Olá, Marcos!
Vou te enviar resposta por e-mail, pois o assunto é bem extenso para manter aqui nos comentários.
Um grande abraço!
Boa tarde Ronaldo,
Estive ausente nesses dias e só visualisei as tuas respostas hoje, que por sinal foram de grande valia para o meu conhecimento. Parabéns pelo teu blog. Com certeza é o melhor que já acessei!
Segue mais um questionamento…
Hoje estava lendo o item 4.2.1 da nova versão e me deparei com algumas situações aqui na empresa. Encontrei alguns formulários que não estão controlados e que fazem parte do processo. As respostas que obtive foram que tratam-se de “controle próprio”. A minha pergunta é: – Qualquer tipo de formulário (que faça parte do processo de produção) precisa ser controlado pela nova revisão da ISO? Por exemplo, atas de reuniões precisa ser um formulário controlado?
Muito obrigado, mais uma vez.
Paulo.
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Boa tarde, Paulo! Obrigado pelo feedback positivo!
A ISO exige que sejam controlados apenas os registros solicitados por ela e aqueles que possam afetar a qualidade do produto. Sendo assim, podem existir “controles próprios”, sem problema. Porém não vejo isto de forma positiva, pois pode gerar alterações no processo que demoram (ou nem chegam) ao conhecimento do SGQ. O ideal é que todos os controles existentes sejam do conhecimento do SGQ, sendo aprovados por ele, que decidirá se deve ou não controlar o documento.
A ata de reunião genérica não precisa ser um documento controlado, apenas a Ata de Análise Crítica pela Direção precisa ser. Mas no caso de atas de reunião, o cuidado a ser tomado é quando elas trazem registros de decisões tomadas que afetem a qualidade. Fique atento! Mesmo o formulário não sendo um documento controlado, o registro gerado é, nesses casos!…
Um grande abraço!
Bom dia! Navegando em busca de formatação de documentos para ISO 9001, encontrei seu site e foi de extrema importância, já está nos favoritos! Preciso formatar os nossos documentos de qualidade, com os padrões ISO 9001. Nunca trabalhei nessa área, estou bem perdido. Onde vou oficializar os números dos documentos e suas revisões e datas? Como julgo que um documento é obsoleto ou atual? Tá bem complicado pra mim, nunca trabalhei com qualidade, e estou sozinho nessa… Espero que possa me dar uma ajuda… Muitíssimo obrigado, e continuarei pesquisando aqui no site!
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Muitas dúvidas, José!
Vou te mandar resposta por e-mail, mas experimente dar uma olhada no e-book ISO não é Problema!:
http://qualiblog.wordpress.com/2009/02/25/meu-quiosque-virtual/
É, sei que são muitas dúvidas, mas realmente estou perdido. A empresa aqui é muito pequena, e está crescendo com uma velocidade enorme. Clientes, pedidos, compras de máquinas (injetoras), etc. Caí de pára-quedas aqui para cuidar da qualidade, sozinho, sem orientações. Estou tendo que me virar como posso! Agradeço muito sua ajuda, e mil parabéns pelo blog!!!
Boa noite, Ronaldo
Seu blog foi recomendado por um amigo que o consulta com frequência….
Minha dúvida não está relacionado com a ISO 9000 e sim com a ISO 18000.
Vc saberia me informar algum site ou blog que forneça informações sobre a ISO 18000?
Obrigada!
Pesquisei no seu blog e salvei em meus favoritos.
Parabéns por seu trabalho!!!
Patricia
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Patrícia,
Agradeço suas palavras, mas infelizmente não poderei ajudá-la… Procure entrar em contato com consultores ou em fóruns voltados para Sistemas Integrados de Gestão.
Porém, se tiver dúvidas envolvendo a ISO 9001:2008, estarei à disposição.
Oi Ronaldo, tudo bem? Uma dúvida (mais uma…): Devo deixar o rodapé das documentações apenas na primeira página contendo o nome do elaborador, verificador e aprovador, ou posso manter o mesmo em todas as páginas do documento? Um abraço!
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Olá José!
Se desejar pode manter, sim. Apenas evite que precisem assinar todas as páginas do documento, que seria muita burocracia!
Olá Ronaldo,
Tenho a mesma duvida do David post de 22/05/09
sobre controle de Documentos externos, em que em meus projetos utilizo como referencia diagramas unifilares sobre responsabilidade do cliente, mas impacta no meu processo, assim como a quantidade, fica quase impossivel identificar ,atualizar e controlar todo esse montante. Gostaria de saber qual foi sua orientação.
Agradeço a atenção.
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Olá Virgínia! Te enviei um e-mail também com as informações solicitadas.
Um grande abraço, e obrigado pela visita, volte sempre!
Olá Ronaldo,
A minha duvida é: para atender ao requisito 6.2.2. Competência, Conscientização e Treinamento, é necessário um Plano Anual de Treinamentos Diversons e outro Especifico do SGQ?
Nos meus Objetivos da Qualidade é citado a capacitação dos colaboradores, em função da crise, nenhum colaborador foi treinado, tivemos apenas treinamentos referentes a Qualidade, eles atendem?
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Olá Cynthia!
Um plano de treinamentos nem mesmo é obrigatório, conforme a ISO. Mas é uma ótima ferramenta para controlar e evidenciar os treinamentos, por isso é tão utilizado. Se você desenvolver um Plano Anual de Treinamentos, aplique-o a todos os treinamentos executados, sejam diversos ou específicos do SGQ, isso desburocratiza o seu processo.
E os treinamentos internos referentes a Qualidade atendem sem problema o que cita o seu procedimento, pode ficar tranquila.
Sobre o 6.2.2, avalie o que digo nesse artigo:
http://qualiblog.wordpress.com/2009/05/18/o-jogo-dos-7-erros-e-o-requisito-6-2-2/
Bom dia!
Estou com muita duvida na implantação da ISO, primeiro gostaria que me ajudasse com a diferença entre procedimento de trabalho e IT estou montando os documentos operacionais para ser colocada só que ainda não sei se seria procedimento ou IT
Me ajude por favor estou com muita dificuldade em montar os documentos.
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Leia este artigo, creio que irá te ajudar: http://qualiblog.wordpress.com/2008/11/25/instrucoes-de-trabalho/
Ronaldo, bom dia!
Estou com uma dúvida já há bastante tempo e ainda não consegui ter claramente a resporta. Como fazer um registro correto de reclamação de cliente? Que tipo de iformação é necessário conter no registro de reclamação (dados do cliente, problema e plano de correção ou tbem uma análise da possivel causa. Qual a forma melhor ou mais correta de fazer esse processo? Vc teria algum formulário?
Obrigada!
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Costumo sempre sugerir que Reclamações de Clientes sejam tratadas como Não-Conformidades, afinal numa primeira análise é isso que são, concorda? Dessa forma, o procedimento que atenda ao 8.3 pode ser aplicado.
Apenas um detalhe precisa ser incluído. A NC gerada pela reclamação de cliente pode, após investigação de causa, ser considerada não procedente. Isso precisa estar citado no procedimento.
Boa noite ronaldo. estou iniciando minhas atividades no mundo da qualidade e me deparei com uma questão: o item 4.2.4 define que os registros precisam ser controlados.
Qual a definição exata dos “6 verbos” que os auditores chamam? Identificar, armazenar, proteger, recuperar, reter e dispor. Obrigado e desculpe-me pela pergunta óbvia.
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Oi Cá (da próxima vez deixe seu nome, por favor)!
Sua dúvida acabou gerando um artigo! Veja a resposta em http://qualiblog.wordpress.com/2009/11/16/os-seis-verbos/
Não se preocupe em perguntar o óbvio. É melhor que fazer errado! E todo mundo tem dúvidas no começo; eu inclusive já tive essa…
Um grande abraço e obrigado por participar do blog!