Instruções de Trabalho em Fluxograma

Um Fluxograma de Processo é uma das maneiras mais eficazes de apresentar uma Instrução de Trabalho (IT), que quando desenvolvida em texto, geralmente ocupa várias páginas. Para o exemplo que vou mostrar agora, antes eu tinha um documento com cinco páginas. O fluxograma desenvolvido mostra com mais clareza como flui o processo, facilita o treinamento de novos integrantes do CQ e ocupa apenas uma página. É uma IT sobre “Tratamento de Não Conformidades e Ações Corretivas/Preventivas”, que orienta como utilizar o formulário de NC/Ações (disponível na página Qualidownloads). É um processo relativamente complexo, executado em etapas e que passa por várias pessoas (nem sempre as mesmas) até sua finalização.

Para conseguir esse resultado utilizei um fluxograma onde as atividades são acompanhadas de balões explicativos, um recurso útil para incluir mais informação nos pontos exatos onde ela for necessária. Além disso, existem atividades paralelas decorrentes do processo, mas que não ocorrem precisamente no mesmo tempo dos eventos. Para resolver isso graficamente, elas foram apresentadas num quadro destacado, como se fossem parte de um outro processo, mas não são. Apenas ocorrem num tempo diferente.

Como fazer a transição do texto para o fluxograma?

1 – Primeiro é preciso ler de uma forma analítica a IT, identificando o passo a passo do processo. Sugiro uma leitura integral do documento, depois uma outra, quando se irá destacando as atividades com um marca-texto. Marque tudo que refletir uma ação em uma cor. Informações importantes em outra.

2 – Agora é hora de transpor as atividades para um rascunho do fluxograma. É um rascunho mesmo! Faça a mão livre em folhas A4 lisas, quadriculadas, o que preferir. Por enquanto ignore as informações importantes que destacou, foque apenas nas ações e na seqüência em que acontecem.

3 – Verifique se não esqueceu nada, se não deixou nenhum detalhe importante para trás. Se estiver tudo OK, é hora de colocar os balões com as informações necessárias em cada etapa que for preciso.

4 – Faça uma análise crítica do resultado até aqui. A idéia é não deixar de fora nada que for importante, mas também é preciso evitar o excesso de dados. Se tiver algo dispensável, muito óbvio ou irrelevante (geralmente é nos balões que abusamos um pouco) tente ver como fica o quadro sem esses dados. Se não perder o sentido em nenhuma etapa, aquela informação não fará falta alguma!

5 – Passe a limpo o fluxograma. Ele poderá ocupar uma ou duas folhas, dependendo da complexidade. Não tente colocar tudo em uma única folha, a não ser que dê! Não é pecado nenhum usar mais que uma folha e, fique tranqüilo, você não será excomungado se seu fluxograma ocupar mais espaço…

6 – Apresente para as pessoas que desenvolvem a atividade e explique. São elas que poderão apontar eventuais falhas. Se for preciso, corrija antes de emitir a versão oficial.

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