Porque e como avaliar fornecedores

Algumas pessoas já me procuraram com dúvidas sobre avaliação de fornecedores, que iam desde o motivo da avaliação até qual a melhor maneira de proceder. Sobre esse tema, tenho as famosas duas notícias, uma boa e uma ruim. A boa é que a avaliação de fornecedores não precisa ser complicada. A ruim é que precisa ser constante, já que é um requisito importante da ISO 9001, o 7.4.1. Ainda bem que a notícia ruim não é tão ruim assim, e você logo vai saber por quê.

Vamos à primeira parte da questão: Porque avaliar fornecedores?

A maioria das pessoas que trabalham em gestão da qualidade já têm filhos. E como procuram ser bons pais, dedicados e preocupados com a formação dos pimpolhos, querem saber sempre sobre as companhias com as quais eles andam por aí. De certa forma, seu cliente não é diferente. Ele irá realmente se preocupar se souber que quem fornece a matéria-prima ou algum processo que fará parte do seu produto – que ele irá adquirir – não é confiável ou capaz de fornecer a devida qualidade nesses itens. Mas geralmente ele não sabe, né?… – Uma perguntinha: Se seu filho anda em más companhias e você não sabe, como se sentirá quando descobrir? – ponha-se no lugar de seu cliente e responda: vai se sentir traído… Mas esse nem o motivo mais importante. O motivo decisivo para avaliarmos nossos fornecedores é que desejamos ter controle sobre a qualidade e sobre nossos processos. Não queremos problemas! Mais: não queremos pagar por problemas!!!

Ora, um mau fornecedor viverá te trazendo problemas! Irá “furar” seu cronograma quando entregar fora do prazo ou entregar produtos sem qualidade, que não correspondam ao que você comprou. Irá te dar prejuízos para corrigir as não-conformidades que poderão surgir em seus processos. Irá afetar até sua imagem perante seus clientes, pois quem tem maus fornecedores acaba se tornando um também… É inevitável! E isso irá fazer você perder negócios… Precisa outro argumento?

Agora, como fazer a avaliação?

Apenas como exemplo, vou apresentar uma forma de avaliação que pode ser aplicada por pequenas e médias empresas, cujo número de fornecedores ativos não é muito alto.

Se você não tem um cadastro de fornecedores, essa será sua primeira tarefa. Neste cadastro é preciso constar todos os dados do fornecedor, como razão social, documentos, endereço, telefone(s), pessoas de contato, site, e-mail e, muito importante, se é ou não certificado pela ISO e quando vence a certificação. Isso permite que você acompanhe a situação do fornecedor e verifique, de tempos em tempos, se é preciso pedir uma comprovação de que ele mantém sua certificação. Caso esteja vencida, peça uma cópia do certificado ISO 9001 e atualize seu cadastro. Fisicamente ou não, cada fornecedor deve ter uma pasta onde deverá estar arquivada a documentação gerada pela relação com sua empresa (cópias de notas, catálogos, pedidos mais recentes, isto fica a seu critério definir), cópia do certificado ISO, se houver, e mais o que julgar pertinente.

Avaliação Inicial
Ao pretender iniciar a relação com um fornecedor, alguns critérios devem ser adotados, pois você na verdade não tem ainda dados para avaliá-lo. Uma das primeiras providências é verificar se ele tem ou não certificação ISO 9001, pois ela, apesar de não garantir que ele será um ótimo fornecedor, permite saber que ele tem um SGQ voltado para a satisfação do cliente, que no caso será você… Ponto para ele. Aqui cabe uma observação. Nem todos os fornecedores precisam ser qualificados e nem todos precisam ser certificados. Isto vai depender do que pretende comprar dele e qual a importância do produto dele no seu produto ou na sua empresa. Exemplo: Quem fornece café para uma metalúrgica não precisa necessariamente ter certificação ISO. Quem fornece para um hotel ou restaurante pode precisar… É que para a metalúrgica o café não terá impacto sobre o seu produto, mas para o hotel ou restaurante com certeza vai ter. Dessa forma, você só precisa se preocupar em qualificar ou exigir certificação de fornecedores que terão impacto no seu produto, serviço, ou processos. Os fornecedores de materiais que não ofereçam impacto podem ser dispensados de avaliação inicial ou periódica, mas é você que determina isso. Tem gente que avalia TODOS os fornecedores…

O próximo item da avaliação inicial é verificar uma relação de clientes dele, vale até mesmo ligar ou mandar um e-mail pedindo a opinião deles, com todo sigilo, claro! Peça preferencialmente que ele lhe passe uma relação de clientes do seu ramo de atuação, se possível.

Se você preferir ou puder, é bastante interessante fazer uma auditoria nas instalações dele, ou ao menos uma visita de avaliação.

Outra providência bastante comum é enviar para ele um questionário de avaliação, onde você especifica as questões que tenha relevância para seu negócio. Se o fornecedor for certificado ISO 9001, convém dispensá-lo de responder o questionário.

O resultado desta avaliação inicial irá determinar se ele é um fornecedor desejável para sua organização ou não. É um trabalho preventivo, e caso seu candidato a fornecedor seja reprovado, não foi trabalho perdido, pois terá lhe poupado de muitas dores de cabeça futuras…

Nos próximos artigos trataremos de avaliação periódica, IQF (Índice de Qualificação do Fornecedor), desenvolvimento de programas de fornecimento e novos fornecedores. Acompanhe o blog!